Распоряжение администрации Адлерского внутригородского района г. Сочи от 09.02.2015 N 31-р "О создании постоянно действующей экспертной комиссии"
АДМИНИСТРАЦИЯ АДЛЕРСКОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО РАЙОНА Г. СОЧИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 9 февраля 2015 г. № 31-р
О СОЗДАНИИ ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности администрации Адлерского внутригородского района города Сочи, отбору и подготовке к передаче их на хранение в Архивный фонд Российской Федерации:
1. Создать и утвердить состав постоянно действующей экспертной комиссии администрации Адлерского внутригородского района города Сочи (приложение № 1).
2. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Адлерского внутригородского района города Сочи (приложение № 2).
3. Утвердить Положение об архиве администрации Адлерского внутригородского района города Сочи (приложение № 3).
4. Назначить ответственным:
- за делопроизводство и архив администрации Адлерского внутригородского района начальника общего отдела администрации Адлерского внутригородского района;
- за архив по личному составу специалиста по работе с кадрами отдела организационно-кадровой работы администрации Адлерского внутригородского района.
5. Считать утратившими силу распоряжения главы администрации Адлерского района города-курорта Сочи от 31 декабря 2009 года № 556-р "О создании постоянно действующей экспертной комиссии", от 1 февраля 2011 года № 19-р "О внесении изменений в распоряжение главы администрации Адлерского района города-курорта Сочи от 31 декабря 2009 года № 556-р "О создании постоянно действующей экспертной комиссии", от 22 ноября 2011 года № 511-р "О внесении изменений в распоряжение главы администрации Адлерского района города-курорта от 31 декабря 2009 года № 556-р "О создании постоянно действующей экспертной комиссии".
6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации Адлерского внутригородского района города Сочи Е.Ю. Калинину.
7. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Исполняющий обязанности главы администрации
Е.Ю.КАЛИНИНА
Приложение № 1
к распоряжению
главы администрации Адлерского
внутригородского района города Сочи
от 09.02.2015 № 31-р
СОСТАВ
ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ
АДЛЕРСКОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО РАЙОНА ГОРОДА СОЧИ
Калинина Е.Ю.
- заместитель главы администрации, председатель комиссии
Зубко И.П.
- начальник архивного отдела, заместитель председателя
Новикова И.В.
- начальник общего отдела, секретарь
Члены комиссии:
Ампилова Н.А.
- начальник отдела по работе с обращениями граждан
Волошко Е.Е.
- начальник отдела организационно-кадровой работы
Дудник Д.Ю.
- начальник отдела по делам несовершеннолетних
Карартинян А.Н.
- заместитель главы администрации
Киреева М.В.
- главный специалист отдела организационно-кадровой работы
Заместитель
главы администрации
Е.Ю.КАЛИНИНА
Приложение № 2
к распоряжению
главы администрации Адлерского
внутригородского района города Сочи
от 09.02.2015 № 31-р
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ
АДЛЕРСКОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО РАЙОНА ГОРОДА СОЧИ
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Краснодарского края, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации района.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при главе администрации района.
Решения комиссии, предварительно согласованные с начальником архивного отдела администрации Адлерского внутригородского района, вступают в силу после их утверждения главой администрации.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде и архивах Краснодарского края, распорядительными документами управления по делам архивов администрации Краснодарского края, правовыми актами главы администрации района, нормативно-методическими документами архивного отдела администрации Адлерского внутригородского района, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется заместителем главы администрации, курирующим вопросы муниципальной службы. Ее секретарем является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив администрации района.
Персональный состав ЭК утверждается главой администрации района из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений и представителя делопроизводственной и архивной службы.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по ежегодному отбору документов администрации района (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертной ценности документов администрации района и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектов нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам администрации:
- по выявлению владельцев личных архивов в администрации района, по передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Краснодарского края;
- по инициативному документированию (записи воспоминаний работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории администрации района.
3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представлении:
3.4.1. На утверждение ЭПК управления по делам архивов администрации Краснодарского края:
- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
- перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
3.4.2. На согласование архивного отдела администрации Адлерского внутригородского района:
- сводную номенклатуру дел администрации района;
- описи дел по личному составу;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
3.4.3. Предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.4.4. На утверждение главы администрации района:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4);
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников администрации района консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам администрации района по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу, предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Краснодарского края, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей архивных учреждений, сторонних организаций.
4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство администрации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия работает в тесном контакте с архивным отделом администрации Адлерского внутригородского района.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов.
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.
Заместитель
главы администрации
Е.Ю.КАЛИНИНА
Приложение № 3
к распоряжению
главы администрации Адлерского
внутригородского района города Сочи
от 09.02.2015 № 31-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
АДЛЕРСКОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО РАЙОНА ГОРОДА СОЧИ
1. Общие положения
1.1. Документы администрации района, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Краснодарского края, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой РФ, хранятся в администрации района.
1.2. Администрация района обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов архивного фонда, образующихся в ее деятельности, в соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации района.
За утрату и порчу документов архивного фонда должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В администрации района для хранения документов архивного фонда, законченных делопроизводством документов практического назначения, отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
Администрация района обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.
1.4. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, главы администрации района, заместителя главы администрации района, курирующего вопросы муниципальной службы, правилами и другими нормативно-методическими документами управления по делам архивов администрации Краснодарского края, методическими документами архивного отдела администрации Адлерского района, настоящим Положением.
1.5. Положение об архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается главой администрации района по согласованию с архивным отделом администрации.
1.6. Архив администрации работает по планам, утверждаемым главой администрации района, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.7. Контроль за деятельностью архива администрации района осуществляет заместитель главы администрации района, курирующий данное направление работы.
1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива администрации района осуществляет архивный отдел администрации.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждения-предшественника.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированного учреждения, непосредственно подчиненного администрации района.
2.4. Личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив.
2.5. Служебные и ведомственные издания.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов архива администрации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве администрации.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений администрации района, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с архивным отделом администрации графики представления описей на рассмотрение ЭПК управления по делам архивов администрации Краснодарского края и передачи документов на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК администрации и ЭПК управления по делам архивов администрации Краснодарского края.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом архивного отдела администрации района.
3.2.6. Организует использование документов:
- информирует главу администрации, заместителя администрации, курирующего вопросы муниципальной службы, и сотрудников администрации района о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера в установленном порядке, выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения.
3.2.8. Оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации.
3.2.9. Ежегодно представляет в архивный отдел сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел администрации района документы администрации района.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений учреждения и подчиненных ему организаций сведения, необходимые для работы.
Заместитель
главы администрации
Е.Ю.КАЛИНИНА
------------------------------------------------------------------